Un projet est une mission ou une tâche entreprise pour atteindre un objectif spécifique. Le développement et l’introduction de nouveaux services ou d’un système d’information de gestion sont des exemples de projets. Un projet est différent des processus continus ou quotidiens d’une entreprise. Il est confiné dans des contraintes de coût, de temps et de qualité. En conséquence, une équipe spéciale d’experts est désignée pour gérer un projet.
La gestion de projet, comme son nom l’indique, consiste à nourrir ou à gérer un projet. Cela se fait à l’aide des connaissances requises sur le projet, des compétences et des techniques pour mener à bien le projet dans le cadre d’un mandat et de ressources fixes. La gestion de projet implique une procédure étape par étape ainsi qu’une approche prudente du projet.
Dans un premier temps, l’organisation concernée prépare une ébauche de projet. Il s’agit notamment de connaître et de mettre par écrit l’objet du projet, le coût du projet et le montant des ressources nécessaires. Une réflexion est également menée pour déterminer le délai le plus court possible dans lequel le projet peut être mené à bien. Une fois que le budget et les autres éléments essentiels du projet sont connus, l’organisation recherche des sponsors et un responsable de projet. Si la personne qui parraine le projet est suffisamment compétente et efficace, elle peut elle aussi en être le gestionnaire.
Le chef de projet désigne alors une équipe de personnes qui travailleront sous ses ordres. Avec l’équipe, le responsable du projet prépare un plan de projet. Ce plan ne porte pas seulement sur les facteurs de coût et de temps, mais aussi sur la manière dont le projet sera lancé et couvert ultérieurement. Cela nécessite beaucoup de discussions et d’accords entre le responsable du projet et l’équipe d’employés.
La phase de mise en œuvre d’un projet est celle où le projet est mis à exécution comme décidé. Lors de l’exécution d’un projet, son avancement et la gestion des changements doivent être suivis avec attention. À ce stade, afin de bien exploiter les ressources, le chef de projet peut ressentir le besoin d’élargir son équipe. Par exemple, la commercialisation du produit peut souffrir du fait que l’on accorde plus d’attention à sa fabrication ou du manque de bons responsables marketing. Cela peut également impliquer de contacter de nouvelles entreprises et organisations. Il convient donc de nommer rapidement un groupe de personnes pour s’en charger. Cependant, il incombe toujours au responsable de donner aux nouveaux membres une connaissance correcte et complète du projet. Dans certains cas, une formation peut également être dispensée.
Une fois toutes ces étapes franchies, le projet arrive à son stade d’achèvement. C’est ce que l’on appelle la phase de clôture. C’est à ce stade que le chef de projet prend en charge, en toute sécurité, le travail achevé dans la main du client ou de la cliente. Une fois qu’un projet est terminé et remis, une réunion d’examen du projet doit être organisée pour étudier le travail effectué, encourager si quelque chose de bon a été découvert au cours du projet et aussi tirer les leçons des erreurs commises. Ces dernières doivent également être documentées et publiées ultérieurement dans les verrues et autres. Cela est d’une grande aide pour les futures missions.