Julie est au bout du rouleau ! Il ne leur reste que moins de trois mois pour terminer le projet et pourtant tout semble aller de travers. Et pour couronner le tout, il ne reste que peu de ressources financières pour terminer tout ce qui devait être terminé avant le jour J !
Pour un expert, le problème de Julie se résume à une mauvaise gestion du projet. Elle a peut-être commencé le projet sans avoir évalué toutes ses ressources et sans savoir si ces ressources seront suffisantes pour répondre à toutes les exigences du projet. Elle n’a pas non plus établi un calendrier réalisable pour le projet, ce qui explique pourquoi elle se trouve en panique.
La gestion de projet est le processus qui consiste à appliquer son savoir-faire ou ses connaissances pour superviser et gérer un projet, quelle que soit son ampleur. Ne croyez pas que la gestion de projet ne soit nécessaire que pour les grands projets. Les petits projets peuvent également bénéficier d’une gestion de projet efficace. Savoir comment utiliser et appliquer les connaissances acquises dans tous les domaines sera utile pour la mise en œuvre et la réalisation de tout projet.
Champ d’application de la gestion de projet
La gestion de projet couvre tous les domaines nécessaires à la réalisation d’un projet, tels que les finances, le travail administratif, la communication et les relations publiques. La gestion de projet comprend, entre autres, les domaines suivants
- L’élaboration d’un plan de projet – Le gestionnaire de projet doit s’entretenir avec le créateur du projet avant d’accepter ou de lancer un projet. Il doit convenir des conditions spécifiques du projet afin d’éviter les conflits et les retards déraisonnables à l’avenir. Assurez-vous de savoir ce qui doit être fait et dans quel délai. Demandez des résultats spécifiques auxquels le créateur veut arriver afin de savoir à quoi vous attendre et vous aurez une idée de la bonne gestion du projet.
- Définition de la portée du plan – Une fois le mandat convenu, le gestionnaire de projet doit établir un plan de projet contenant tous les éléments nécessaires au démarrage et à l’achèvement du projet. Dressez la liste de toutes les ressources et de la logistique dont vous avez besoin et des ressources humaines disponibles. Faites une carte du projet, du début à la fin. Rendez la carte réaliste afin d’éviter des problèmes par la suite.
- Établissez un calendrier du projet – Un calendrier de votre projet vous aidera à établir le calendrier exact nécessaire au début et à la fin du projet. Créez des calendriers spécifiques pour chaque étape du projet afin de savoir si vous êtes en avance sur votre calendrier ou si vous devez accélérer les choses pour respecter le calendrier souhaité.
- Acquisition de ressources humaines – En dehors d’une bonne planification. Une bonne gestion de projet repose sur l’acquisition de ressources humaines efficaces et compétentes. Le chef de projet peut faire tout ce qui est possible, mais s’il est entouré d’un personnel inapte, il aura plus de problèmes qu’il ne pourra en gérer. Les ressources humaines d’un projet doivent être informées du calendrier et des délais du projet afin qu’elles sachent ce que l’on attend d’elles. Essayez de motiver votre personnel et félicitez chaque réalisation, aussi petite soit-elle.
- 1Développement d’un plan de communication et de bonnes relations publiques – La gestion d’un projet comprend la création d’un bon plan de communication qui permettra un flux efficace d’informations des responsables vers le personnel et les parties prenantes. Le plan de communication doit veiller à ce que toutes les informations relatives au projet et l’affectant soient transmises à la personne ou au bureau approprié dès que possible afin d’éviter les retards et les malentendus.
Un bon plan de relations publiques doit également être mis en place, en particulier si le projet a un impact positif ou négatif sur la communauté. De nombreux projets ont été arrêtés en cours de route en raison de la pression exercée par le public. Il est préférable d’informer le public sur les avantages et les inconvénients du projet dès le début du plan afin d’éviter les conflits par la suite.
Une bonne gestion de projet n’est pas vraiment compliquée, mais elle nécessite un travail et une planification appropriés pour que tout se déroule sans heurts, du début à la fin du projet.